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10 sencillos pasos para unas vacaciones laborales más fluidas (con plantilla)
Si forma parte de un equipo ocupado en el trabajo, prepararse para las vacaciones puede ser un gran lastre.
Irónico, ¿verdad?
Sin embargo, es alarmante el ritmo al que los trabajadores descuidan hoy el tiempo libre. Esto es especialmente cierto a medida que más y más personas están luchando contra el agotamiento En la oficina.
Considera eso terminado 55% de los trabajadores en realidad no usó su PTO asignado en 2018. Eso se traduce en más de $ 65 mil millones en beneficios desperdiciados.
¡Ay!
Escuche: el estrés de prepararse para el PTO no debería eclipsar su capacidad para recargar energías y disfrutar de unas vacaciones. A raíz de COVID-19 , los trabajadores remotos necesitan más ayuda que nunca cuando se trata de desconectarse y crear espacio para el tiempo libre.
Los 10 pasos para prepararse para PTO (sin estresarse totalmente)
En lugar de considerar su próximo PTO como la fuente de una lista interminable de tareas pendientes, hemos dividido el proceso en diez sencillos pasos.
A continuación se presentan diez cosas esenciales que debe hacer antes de irse de vacaciones (menos la locura). También hemos traducido estos pasos en una plantilla que puede usar para resumir fácilmente la información esencial para sus compañeros de trabajo aquí:
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1. Decide si vas a desconectar por completo
Lo primero es lo primero: ¿se saldrá totalmente de la red o se llevará parte de su trabajo de vacaciones?
No hay una respuesta correcta aquí. Seguro, el beneficios para la salud mental de unas vacaciones desconectadas están bien documentadas.
Pero dependiendo de su función o incluso de las políticas de la empresa, es posible que desconectarse por completo no sea posible.
Dado que una asombrosa 78% de las personas dicen que solo se tomarían unas vacaciones si aún acceden a su trabajo, haciendo al menos algo mientras está fuera de la oficina es la norma (para bien o para mal).
De cualquier manera, recomendamos establecer algunas reglas básicas para usted mismo para evitar estar constantemente de guardia mientras está de vacaciones.
Por ejemplo, intente dejar en claro a sus compañeros de trabajo que solo estará disponible por correo electrónico y solo responderá a los mensajes durante la mañana o la noche. Del mismo modo, podría decir que usar Slack para registrarse, pero las llamadas telefónicas y los correos electrónicos están prohibidos.
2. Si es posible, planifique su PTO con anticipación
Esto puede parecer una obviedad, pero avisarle a usted mismo y a sus colegas antes del PTO es beneficioso para todos.
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¿Cómo es eso? Usted gana porque puede comenzar a trabajar con anticipación, haciendo ajustes en sus reuniones o campañas. Mientras tanto, sus compañeros de trabajo ganan, ya que son capaces de gestionar sus expectativas y no se dejan sorprender por un montón de trabajo que les cae en el regazo. Una manera fácil de comunicar esto podría ser durante una reunión de equipo dentro de un par de semanas, o enviando una invitación de calendario a aquellos que necesitan saberlo.
Idealmente, prepararse para unas vacaciones no debería significar luchar y entrar en pánico en el último minuto. Recuerde que el PTO afecta los horarios de sus compañeros de trabajo además del suyo. Se agradecerá incluso que se avise con un par de días de antelación.
3. Delega tareas a compañeros de trabajo de tu confianza
No cometa el error de dejar una lista de tareas pendientes para sus compañeros de trabajo y terminarlo.
En cambio, habla con ellos. Preferiblemente en persona y luego seguido de un correo electrónico de confirmación en aras de la responsabilidad. Hágales saber en qué necesita ayuda.
Las conversaciones reales descubrirán posibles preguntas que sus colegas puedan tener sobre lo que se debe hacer. Obviamente, debe entregar las tareas a personas en las que confía, pero también a personas que no están abrumadas por el trabajo.
Como nota al margen, ¡debe darles algo de crédito a sus compañeros de trabajo! Aunque algunos de nosotros podamos sentir que somos completamente insustituibles en el trabajo, el mundo (lo más probable) no se acabará porque te tomes un descanso.
4. Asegúrese de que su equipo tenga acceso a las herramientas que necesitan
Imagínese esto: usted es un administrador de redes sociales que dejó la cuenta de Twitter de su empresa en manos de un empleado junior.
Pero cuando llega el momento de realizar sus preguntas y respuestas semanales, no pueden todos de tus cuentas sociales. Sin publicaciones, sin preguntas. Nada.
Esto nuevamente habla de la necesidad de hablar con sus compañeros de trabajo y asegurarse de que tengan las herramientas y los permisos adecuados para tomar el relevo. Por ejemplo, Sprout le permite otorgar acceso y permisos específicos a los miembros del equipo sin tener que examinar un montón de inicios de sesión.
Al igual que tener un proceso de aprobación de redes sociales , es importante que sus compañeros de trabajo prueben cualquier herramienta y verifiquen las contraseñas mientras se prepara para las vacaciones en lugar de hacerlo después del hecho.
5. Automatice y haga cola todo lo que pueda de antemano
Este consejo es especialmente importante para quienes trabajan en las redes sociales, pero también se aplica a los administradores de campañas publicitarias o de correo electrónico.
Para su tranquilidad, debe intentar programar previamente sus campañas mientras se prepara para la PTO. Preparar los mensajes con anticipación significa que ya tiene la última palabra sobre las creatividades y el texto: todo lo que necesita hacer es elegir una fecha y hora para que se activen sus campañas.
Si es administrador de redes sociales, puede usar herramientas de programación para poner en cola sus publicaciones según el calendario de su empresa. La plataforma de Sprout también permite a los usuarios administrar activos como fotos y leyendas, lo que resulta perfecto para realizar ediciones o cambios rápidos si es necesario.
6. Prepare una breve respuesta automática fuera de la oficina
La creación de una respuesta automática fuera de la oficina cumple una doble función: gestionar las expectativas de las personas y, al mismo tiempo, hacerles saber exactamente cuándo volverá a estar disponible (o de qué otra forma ponerse en contacto).
Si su bandeja de entrada está fuera de los límites durante las vacaciones, debe dejarlo en claro. La buena noticia es que puede configurar fácilmente un respuesta automática fuera de la oficina en Gmail en cuestión de minutos.
Tenga en cuenta que las respuestas fuera de la oficina no necesitan ser demasiado largas o detalladas. A continuación, se muestra un ejemplo de un mensaje de fuera de la oficina eficaz que va directo al grano:
Hola,
Gracias por tu mensaje.
Estoy fuera de la oficina sin acceso al correo electrónico. Responderé cuando regrese.
Gracias,
Corto, dulce y al punto. ¿Ves cómo funciona eso?
Aunque definitivamente puede agregar algo de personalidad a sus mensajes de fuera de la oficina, un tono directo es quizás lo mejor para hacer entender que no está disponible.
7.Haga que su PTO sea visible para el resto de su empresa.
Cualquier tarea que pueda quitarse de su plato mientras se prepara para las vacaciones es una ventaja.
Por ejemplo, no debería tener que perseguir a las personas para hacerles saber que se está tomando un tiempo libre. Más allá de hablar con la gente en persona y configurar una respuesta automática, considere incluir su PTO como parte del calendario de su empresa.
Si su empresa usa Slack, puede hacer público su PTO a través de la función de calendario de la plataforma. 
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Slack también te permite crear recordatorios de eventos para el PTO de tus empleados. Esto es particularmente útil para equipos más grandes o instancias en las que alguien de otro departamento (ventas, recursos humanos) está tratando de comunicarse con usted.
Hacer público tu PTO no es solo específico de Slack, por cierto. La misma lógica se aplica a Google Calendar o cualquier otra herramienta que use su equipo para administrar los horarios.
8. Anime a su equipo a realizar un seguimiento de su progreso con herramientas de gestión de proyectos.
Supongamos que tiene problemas para dejar el trabajo y quiere asegurarse de que sus proyectos se desarrollen sin problemas en su ausencia.
Oye, no hay problema. Ahí es exactamente donde las herramientas de gestión de proyectos como Trello pueden resultar útiles. Con un tablero Kanban, puede ver claramente quién está trabajando en qué y cómo avanza un proyecto.
Esto es útil no solo para usted si está buscando monitorear el progreso de su equipo mientras está fuera, sino también para fomentar la responsabilidad de las personas que trabajan en equipo.
Tener este tipo de informe de progreso visual también hace su vida mucho más fácil cuando regresa de las vacaciones, ya que puede ver lo que está sucediendo en su departamento de un vistazo.
9. No se preocupe si no hace todo (tanto antes como después de su regreso)
No se presione demasiado para tener todo 'perfecto' en términos de la planificación de sus vacaciones.
Después de todo, ocurren emergencias y también las vacaciones de última hora. Si se encuentra repentinamente fuera de la oficina y no puede cumplir con su plan de PTO, no se asuste.
Y de manera similar, no se obligue a lograr 'Recibidos cero' tan pronto como regrese. El simple hecho de seguir los consejos anteriores significa que su carga de trabajo debería ser más manejable, de todos modos.
10.Asegúrate de dejar tu espacio de trabajo impecable
Quizás lo último que haga mientras se prepara para unas vacaciones de trabajo es limpiar su escritorio.
Bastante simple, ¿verdad? Sin embargo, esto no es solo una cortesía para sus compañeros de trabajo, sino que también puede beneficiar a los trabajadores remotos. La limpieza también es beneficiosa para usted mentalmente, ya que es más fácil comenzar a trabajar con una especie de 'pizarra en blanco' cuando regresa al trabajo después de las vacaciones.
Por lo menos, limpiar es una forma de alejarse del teléfono o de su bandeja de entrada mientras se prepara para tomarse un descanso.
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- Configuraciones mínimas (@MinimalSetups) 16 de julio de 2020
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¡Y con eso, terminamos nuestra guía!
¿Qué te parece prepararte para las vacaciones?
Si realmente desea disfrutar de sus vacaciones y asegurarse de que sus compañeros de trabajo puedan tomar las riendas fácilmente mientras no está, un poco de planificación es muy útil.
Siguiendo la lista de verificación de vacaciones anterior, puede tomar su PTO con tranquilidad. Descarga nuestra plantilla para poner en práctica estos pasos para tus próximas vacaciones:
Ser capaz de planificar de manera efectiva es una habilidad clave para los administradores de redes sociales. Hablando de eso, asegúrese de consultar nuestra guía de lo esencial habilidades de redes sociales para ver de qué otra manera puede subir de nivel como especialista en marketing.
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