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Consejos y mejores prácticas para compartir pantalla para equipos remotos
Ya sea que sea nuevo en el trabajo remoto o haya formado parte de un equipo remoto durante un tiempo, las conferencias telefónicas, las presentaciones y las demostraciones en línea son una parte esencial de las tareas diarias de las pequeñas empresas, especialmente en los equipos de ventas y marketing.
Saber que va a compartir la pantalla de su computadora frente a su equipo, superiores o clientes potenciales puede ser estresante, por lo que hemos elaborado una lista de consejos y mejores prácticas para compartir la pantalla para ayudarlo a sentirse más seguro e impresionar. su jefe o su cliente.
Cuándo usar la pantalla compartida y las videollamadas
Antes de comenzar, es una buena idea saber cuando debe utilizar una videollamada en lugar de un correo electrónico, un software de grabación de pantalla y video u otro método de comunicación.
Después de todo, los chats de video innecesarios son tan ineficaces como las reuniones con compañeros de trabajo y clientes cuando un correo electrónico, una llamada telefónica o una grabación de video hubieran sido suficientes.
Una buena regla a tener en cuenta es considerar si el tema dará lugar a una discusión. Después de todo, saltar a una videollamada para discutir algo puede ser mucho más eficiente en tiempo que enviar correos electrónicos de un lado a otro durante horas o días que pueden malinterpretarse fácilmente.
En segundo lugar, si tiene información compleja para explicar o presentar a un grupo, participar en una videollamada para compartir su pantalla y responder preguntas es una excelente manera de proporcionar instrucciones o direcciones claras antes de que surja cualquier confusión.
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Otro gran uso de las videollamadas, especialmente con un equipo remoto o miembros del equipo, es presentar informes de marketing u otros datos importantes para su equipo o liderazgo. Aproveche al máximo las herramientas para compartir pantalla disponibles para que todos se sientan incluidos y, al mismo tiempo, exprese su punto de vista como lo haría si lo presentara en persona.
Por qué podría utilizar el software para compartir pantalla de forma remota
Hay muchas razones por las que podría considerar compartir su pantalla para mostrar información de forma remota. Especialmente para equipos remotos o clientes de larga distancia, esta es una herramienta de software imprescindible para tener a mano.
Reuniones de equipo
Una de las principales razones, si no la principal, por la que es probable que los usuarios compartan su pantalla es durante una reunión de equipo. Puede resultar útil demostrar exactamente lo que está discutiendo compartiendo su pantalla con otras personas en una llamada o durante una reunión en la sala de conferencias. Compartir su pantalla permite que todos estén literalmente en sintonía durante una reunión.
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Seminarios web
Seminarios web son excelentes formas de llegar a su audiencia y educarlos sobre un tema determinado, especialmente como una forma de generar o nutrir clientes potenciales en un esfuerzo por convertirlos en clientes.
La mejor manera de dar un seminario web es armar una presentación y luego usar una aplicación para compartir pantalla para compartir las diapositivas del seminario web con los asistentes. Utilice un software para compartir pantalla que permita conversar en privado con el presentador o una capacidad de 'levantar la mano' para que las preguntas se puedan responder a lo largo del seminario web.
Demostraciones de clientes
Esto es muy popular para Empresas SaaS especialmente. El software para compartir pantalla permite a SaaS oa cualquier otra empresa que desee ofrecer a los clientes actuales o potenciales una demostración de cómo funciona el software y cómo sacar el máximo provecho del producto.
Atención al cliente
Otra gran estrategia de SaaS es utilizar la pantalla compartida cuando hablar con los clientes sobre problemas de incorporación pueden experimentar con el software. Esta es una excelente manera de ver de primera mano lo que está viendo el cliente y mostrar cómo debería funcionar realmente el software y cualquier otra característica que quizás no sea completamente consciente o no se sienta cómodo usando.
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Los discursos de ventas en video son una excelente manera de realizar actividades de divulgación y ventas con clientes de todo el mundo. Los vendedores pueden presentar su presentación de ventas a través de un software de conferencias y compartir pantalla de video para repasar cada uno de sus puntos de conversación. Esto hace que la presentación sea profesional y personal, ya que los vendedores pueden usar un software que puede compartir su pantalla y su propio video al mismo tiempo.
Consejos para compartir pantalla para equipos remotos
Si no está seguro acerca de cómo compartir la pantalla por primera vez, especialmente si es la primera vez que parte de su equipo o todo su equipo está trabajando de forma remota, hemos reunido nueve de nuestros principales consejos de grabación de pantalla para ayudarlo a navegar en estas nuevas aguas.
1. Pruebe el uso compartido de la pantalla con un amigo o compañero de trabajo
Actualmente hay muchos trabajadores experimentando trabajo remoto por primera vez , lo que significa que muchas personas también utilizan el software de videollamadas y para compartir pantalla por primera vez.
No desea que su llamada sea la primera vez que aprende cómo funciona el software y dónde están los botones de control. Esto es aún más importante si va a presentar un seminario web a una gran audiencia o una demostración a nuevos clientes potenciales.
Si nunca ha utilizado el servicio antes o su empresa ha cambiado recientemente a un nuevo software de videollamadas, asegúrese de probar la pantalla compartida con un amigo o compañero de trabajo antes de dirigirse a su llamada y necesitar trabajar en tiempo real.
2. Prepárese con anticipación
Evite compartir su pantalla y luego buscar a tientas para abrir páginas web y archivos que necesita compartir.
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En cambio, debe estar increíblemente preparado y tener abierto todo lo que necesita para su reunión o presentación. Si comparte resultados o datos con tu equipo de redes sociales , asegúrese de haber preparado también todos sus puntos de conversación.
Si está organizando un seminario web, asegúrese de tener las diapositivas listas para cuando su audiencia haya iniciado sesión.
3. Desactiva las notificaciones
Muchas personas tienen notificaciones activadas en sus computadoras, ya sean mensajes de Slack, notificaciones del navegador, iMessages y más. Antes de unirse a una reunión o llamada, es una buena idea entrar en el modo No molestar o desactivar estas notificaciones.
En una Mac, vaya a Preferencias del sistema> Notificaciones para activar el modo No molestar o establecer límites de tiempo para cuando no desee que aparezcan notificaciones.
No desea que aparezcan notificaciones inapropiadas, irrelevantes o intrusivas mientras presenta su información, especialmente cuando habla con clientes y clientes.
4. Cerrar pestañas adicionales
Si bien es posible que tenga muchas pestañas adicionales abiertas en su trabajo diario, puede echar un vistazo rápido a la mía a continuación: presentar un seminario web, una demostración u otra información no es el momento para mantener todas esas pestañas abiertas.
Conserve solo las pestañas que necesita tu presentación abierto y de fácil acceso para que pueda navegar rápidamente de una página a otra.
Si tiene 33 pestañas abiertas, como hago en la captura de pantalla del navegador anterior, no puede ver el nombre de cada pestaña. Evite hacer clic frenéticamente tratando de encontrar el siguiente tema de conversación teniendo solo las pestañas que necesita abiertas.
5. Elimine carpetas de escritorio innecesarias
Si existe la posibilidad de que muestre su escritorio en ocasiones, cuando vaya de un programa a otro o abra nuevos archivos, asegúrese de no tener ningún archivo o carpeta vergonzoso o confidencial a la vista.
Es posible que haya descubierto nuevos trabajos, haya comprobado clientes competidores o simplemente haya guardado algo de contenido personal, y no desea que estén visibles mientras comparte la pantalla.
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6. Pídale a otra persona que tome notas
Uno de mis mayores defectos es que tengo una memoria terrible. Siempre hablo de esto con mis compañeros de trabajo, clientes y empleadores, y les hago saber que mi forma de combatirlo es tomando notas constantes a lo largo de nuestras llamadas para que las pueda consultar más adelante.
Si es de la misma manera, o si simplemente desea tomar notas de los puntos de conversación importantes, es probable que desee que alguien tome notas, incluso si usted es la persona que habla la mayor parte del tiempo.
Después de todo, existe la posibilidad de que algunos miembros de su audiencia tengan algunas preguntas o sugerencias importantes durante su presentación. Y si eres el que comparte la pantalla, no querrás cambiar de ventana o abrir otros programas para comenzar a escribir notas para que todos las vean y comenzar a distraerse.
En su lugar, designe a alguien que esté escuchando o pídale a un colega cercano que se una para tomar notas, de modo que pueda guardar partes importantes de la conversación sin tener que administrarla usted mismo. Sin embargo, si se siente más cómodo tomando notas usted mismo, abra un programa de procesamiento de texto o notas en una pantalla separada; más sobre cómo compartir la pantalla en una sola ventana a continuación.
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Además, enviar notas de la reunión para recapitular o delinear elementos de acción es una excelente manera de mantener el rumbo en proyectos y flujos de trabajo.
7.Asegúrate de tener Internet confiable
Lo último que desea durante una llamada de pantalla compartida es que su conexión a Internet se apague y usted pierda la conexión mientras se presenta a colegas o clientes.
Esto sería aún más perjudicial si está en medio de una demostración importante con un cliente potencial importante o si está dando un seminario web a cientos de personas de su audiencia.
Especialmente si eres nuevo en el trabajo desde casa, llamar a tu proveedor de Internet o chatear con él es una buena idea para asegurarte de que tu Internet no se estropee contigo.
8. Elija una sola ventana para compartir la pantalla
Si solo va a compartir una sola pestaña, programa o página, la mayoría de los programas para compartir pantalla le permiten elegir qué ventana o programa específico compartir antes de comenzar.
Entonces, si accidentalmente abre algo más, una segunda ventana o programa del navegador, la pantalla que está presentando es lo único que verá su audiencia, lo que lo ayudará a guardar las apariencias si comete un error humano.
9. Pregunte a su audiencia si pueden ver su pantalla.
Antes de comenzar su presentación, asegúrese de solucionar los problemas necesarios con su audiencia. Pregúnteles si pueden ver su pantalla y, si no es así, verifique que esté compartiendo la pantalla correctamente o pídales que salten de la llamada y la vuelvan a encender.
Si bien es posible que te sientas como un robot molesto preguntando: '¿Puedes ver mi pantalla?' Cada vez que compartes la pantalla, es importante comprobarlo para que no empieces a presentar tu información y tu audiencia se pierda por completo.
Empiece a mejorar su carrera
Reunirse con un equipo total o parcialmente remoto puede ser un desafío, pero puede ser una oportunidad para crecer y adaptarse. Aproveche el tiempo para sentirse cómodo trabajando con un equipo a distancia y aún así construir una conexión agradable. Al ampliar su conjunto de habilidades, hará crecer su carrera y conseguir esa promoción hacia el que estás trabajando.
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