Con el Pandemia de COVID-19 Limitando los viajes y las concurridas reuniones en persona, las conferencias y eventos virtuales han reemplazado a sus contrapartes en persona. En lugar de que estas interrupciones ralenticen la planificación, parece que hay más eventos que nunca, entre seminarios web y eventos de lanzamiento y conferencias de la industria.



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Debido a lo comunes que son estos eventos virtuales ahora, la preparación y una estrategia establecida son claves para destacar entre la multitud. Los eventos virtuales no son un concepto nuevo. Las empresas directas al consumidor a menudo solo tienen lanzamiento de productos y las funciones de redes sociales solo lo hacen cada vez más fácil.



Si es la primera vez que organiza una conferencia o un evento virtual, ármese con estos consejos para tener una experiencia exitosa.

Tipos de conferencias y eventos virtuales

Una gran cantidad de eventos en persona se pueden convertir en experiencias digitales siempre que pongas la planificación necesaria con anticipación. Las conferencias de la industria que están llenas de presentaciones y oradores funcionan en un entorno virtual, pero también tendrá que pensar un poco en cómo funcionará virtualmente la pieza de networking habitual de un evento en persona. La gente va a este tipo de eventos en parte para las conversaciones improvisadas y los eventos de redes satelitales que surgen.

Más allá de las conferencias de la industria, hemos visto muchos ejemplos de eventos virtuales, incluidos festivales, conciertos, lanzamientos de productos, reuniones de empresas e incluso happy hours. Existe una alternativa virtual disponible para casi todos los tipos de eventos que existen.

1. Presupuesto, presupuesto, presupuesto

El hecho de que ahora sea un evento virtual no significa que pueda tirar su presupuesto. Sí, podrá ahorrar en la impresión, el soporte técnico en persona, la reserva del lugar y la señalización, pero no descarte el marketing por completo. Los eventos virtuales tienen una sobrecarga más baja que los presenciales, pero cuanta más actividad y asistencia tenga, más tendrá que presupuestar, especialmente para la tecnología de apoyo.

Reemplazar el lugar de un evento es el software o la aplicación que usará para organizar el evento. La cantidad de participantes, tanto oradores como asistentes, y su nivel de interacción deseado determinarán el tipo de plataforma de gestión que utilizará. Algunos eventos han tenido lugar completamente en Instagram Live, mientras que otros son videos pregrabados que se publican en horarios programados.



El patrocinio es una parte importante de la planificación de eventos, por lo que si aún desea enviar regalos u organizar happy hours virtuales, asegúrese de ajustar su plan de patrocinio a lo que podría necesitar un evento virtual. ¿Esa tienda en persona que iba a estar en el evento? Ahora puede ser una tienda de dropshipping en línea con ofertas especiales u ofertas para los asistentes.

Otros elementos de presupuestación que deberá tener en cuenta que están relacionados con los eventos virtuales incluyen: fuerte promoción en las redes sociales, subtítulos en vivo, moderación de comentarios y presentación de videos y documentos después de que finalice el evento. Los eventos más pequeños, como los seminarios web y la transmisión en vivo durante todo el día, no necesitarán todo esto, así que revise qué debe priorizar y qué puede recortar de su presupuesto.

2. Mezcla transmisiones en vivo y videos pregrabados

Decidir su agenda y dirigirse a las charlas que no quiere perderse son partes importantes de una conferencia. La ventaja de un evento virtual es que normalmente puede ver las charlas que se pierde. Pero entonces, ¿cuál es el punto de asistir si solo podrás mirar más tarde? Mejore sus eventos y hágalos más atractivos para los asistentes en vivo con divertidas transmisiones en vivo, salas de reuniones virtuales o charlas de discusión y otro material interactivo.



Los videos pregrabados permiten que sus oradores se liberen de cualquier problema tecnológico y también permiten editarlos si es necesario. Al final de cada una de sus sesiones, puede hacer que los oradores se unan a un video en vivo o en la sala de chat para responder preguntas, como en un evento en persona.

ejemplo de una sesión virtual en facebook de la Academia de Ciencias de California

La Academia de Ciencias de California solía tener una Evento NightLive . Cada evento tuvo un tema e incluyó oradores y demostraciones relevantes. Durante la pandemia, el museo convirtió estos eventos semanales en Virtual NightLife y NightSchool, que son eventos de transmisión en vivo que reflejan sus eventos en persona. Tenerlos en Facebook Live fomenta los comentarios y también guarda el video para que los futuros participantes lo vean.

Transmisiones en vivo, ya sea en Facebook Live , Instagram u otra plataforma de transmisión, son mucho más interactivos para todos y un valor agregado si los asistentes deben pagar para asistir.

Combinar los dos tipos de videos en un evento lo hace divertido y memorable, superando el factor de obsolescencia que pueden tener los videos estrictamente pregrabados.

3. Prepara tus altavoces

Para un evento completamente virtual, asegúrese de que sus oradores estén completamente preparados. Los eventos más grandes deben realizar pruebas de velocidad de Internet, nivel de comodidad con la tecnología y controles de micrófono. La transmisión en vivo y el uso de la plataforma de eventos que elija puede ser una nueva experiencia para sus oradores, por lo que es mejor prepararlos para lo que puedan encontrar. ¿Se les pedirá que moderen los comentarios ellos mismos? ¿Necesitan compartir su pantalla para una presentación de diapositivas?

Algunos escenarios comunes para los que debe prepararse incluyen:

  • Encontrar el mejor entorno físico para su altavoz para minimizar las interrupciones y tener un sonido claro. Pruebe, practique y prepare el equipo para asegurarse de que todos los altavoces transmitan aproximadamente al mismo nivel de sonido para evitar cambios de volumen inesperados para los espectadores.
  • Si compartiendo una pantalla o transmisión en vivo, consejos sobre qué apagar en su computadora, como poner todas las notificaciones en espera.
  • ¿Comentar o no comentar? Idealmente, tendrá una persona separada que modere los comentarios para que el orador pueda concentrarse en su charla. De cualquier manera, asegúrese de que estén familiarizados con el código de conducta del evento y cómo manejar a los comentaristas ofensivos.
  • Problemas tecnológicos. ¿Qué sucede si la tecnología del orador falla o si el software falla o sus diapositivas no funcionan? Tenga planes de respaldo listos para todos estos posibles problemas.

Por último, los ponentes son otra fuente de promoción de su evento. Quieres que anuncien su charla para que su audiencia actual sienta que vale la pena asistir al evento. Para facilitar esto a los oradores, prepare varios materiales promocionales en tamaños ideales de redes sociales y subtítulos sugeridos. De esta manera, todo lo que tienen que hacer es programar el contenido y pegar los subtítulos.

4. Establecer expectativas para los asistentes

Ya sea que se trate de una gran conferencia de la industria o de una transmisión en vivo de un solo tema, debe comunicar de manera efectiva lo que los asistentes deben esperar. Apesta reservar tiempo para asistir a un evento solo para darse cuenta de que el tema es demasiado amplio o está dirigido a una audiencia diferente. Sea claro en qué es el evento y para quién es. ¿Cómo se destaca de todos los demás eventos virtuales que existen?

Si está convirtiendo un evento en persona en virtual, entonces debería hablar sobre cómo se verán las funciones principales en línea. ¿Cómo se ve una recepción de bienvenida y una porción de orador principal para los asistentes? Como cualquier evento, publique un horario. Hágales saber si está pregrabado, si hay comentarios disponibles, si la presentación se guardará y cómo se verá la interacción. ¿Los videos de los asistentes estarán activados o desactivados? ¿Los hashtags están disponibles para tuitear en vivo o complementarios? Chats de Twitter ¿es posible?

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Comic-Con , un evento que históricamente ha atraído a más de 130,000 asistentes, se volvió todo virtual en 2020. Para replicar la experiencia en persona, el evento programó competencias, muchas charlas, una sala de exhibiciones en línea, ver fiestas y más.

Facilite a los asistentes la creación de un calendario de eventos y tenga los enlaces correctos a los que dirigirse cuando sea el momento de asistir. Si se está utilizando una plataforma de eventos, envíe guías sobre cómo usarla y si es necesario realizar descargas. Funciones de accesibilidad como subtítulos en vivo y traducciones también deben tenerse en cuenta. Con un evento virtual, tiene la opción de expandir su base de asistencia y generar de manera efectiva más clientes potenciales y un compromiso significativo. Aquellos que no pudieron viajar al evento ahora pueden asistir al virtual.

Por último, reserve tiempo para establecer contactos, especialmente si se trata de una conferencia de la industria que generalmente tiene este componente. Las horas felices organizadas por los patrocinadores, las conversaciones rápidas individuales y las salas de reuniones temáticas son formas de fomentar la creación de redes. Independientemente de la plataforma en la que decida organizar el evento, anime a los asistentes a completar completamente su perfil para que puedan conectarse más fácilmente con colegas de la industria.

5. Planifique la promoción: antes, durante y después

El marketing, especialmente en las redes sociales, será una gran parte de su preparación. Pagar por anuncios en redes sociales es imprescindible para eventos digitales pero no se olvide de las páginas de destino de los eventos y los envíos de boletines. Eventos como Sprout Sessions Digital 2020 tenga un calendario promocional completo que comience antes del evento. El esfuerzo tampoco termina con el día del evento; los eventos virtuales brindan muchas oportunidades para reutilizar la transmisión en vivo y el contenido digital durante semanas después del hecho.

Afortunadamente para usted, los eventos virtuales facilitan el seguimiento de su ROI. Entre escucha de redes sociales , palabra clave y informes de análisis de etiquetas y análisis de publicidad digital, está decidido a saber qué tan bien está funcionando su campaña.

MozCon , un evento en persona, se volvió digital en 2020. La página de destino es clara en lo que los asistentes pueden esperar del aspecto virtual. Aún mejor, su promoción posterior al evento incluye un paquete de video pago que puedes comprar si no pudiste asistir.

Organizar eventos virtuales que tienen sesiones de video significa que ahora tiene un tesoro de contenido disponible para usted. Reutilice el contenido en otros formatos, como episodios de podcast, gráficos de citas y artículos largos.

Una vez finalizado el evento, agradezca a todos los involucrados y utilice encuestas de seguimiento para comprender en qué puede trabajar la próxima vez. Estos resultados de la encuesta también pueden convertirse en testimonios para la promoción del evento del próximo año.

Conclusión

La planificación y la preparación son pilares para organizar una conferencia o un evento virtual exitoso. Cuando todos los involucrados (oradores, asistentes, moderadores) saben qué esperar y cómo participar, la experiencia es mucho más fluida. Los eventos virtuales tienen la ventaja de tener un costo más bajo, una mayor asistencia de público y un análisis fácil de rastrear, pero eso no significa que deba escatimar en otros elementos necesarios.

El campo de los eventos virtuales se está volviendo más concurrido año tras año, por lo que debe comunicar de manera efectiva por qué el suyo es el que debe asistir y no los demás. Las funciones adicionales como transmisiones en vivo y preguntas y respuestas en vivo aumentarán la participación de los asistentes.

¿Está emocionado de organizar su propia conferencia o evento virtual pero necesita algo de inspiración? Usar escucha social para ver qué vacíos tópicos se pueden llenar.

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