Como director ejecutivo, esposo y padre de dos niños pequeños, mi divisa principal es la productividad. Como todos los demás, he luchado por encontrar más tiempo en el día para las cosas que importan.



Y hay mucho en juego: Ser improductivo le quita tiempo a mi familia, a mí y a las más de 500 personas con las que trabajo en Sprout Social.



Con una empresa en crecimiento, la productividad adquiere un nuevo nivel de importancia. No solo estoy tratando de encontrar más tiempo en mi día, sino que también estoy estableciendo sistemas para la productividad y el equilibrio de un equipo grande. Sistemas que finalmente impactan a sus familias y su bienestar.

Tanto por necesidad como por curiosidad, pasé los últimos ocho años aprendiendo e iterando sobre lo que me hace productivo. Leí todos los libros, probé innumerables enfoques nuevos y leí demasiados artículos que dicen que el truco es despertarse a las 4:00 am (¡qué vergüenza!).

Eventualmente aterricé en un proceso que funciona para mí y para nuestro negocio. Si bien entiendo que lo que funciona para nosotros podría no funcionar para usted, hay un elemento fundamental que quiero compartir:

La productividad es el resultado de trabajar en lo más valioso en cada momento.

Valioso > importante

Digo valioso en lugar de importante porque he aprendido que el valor es algo que a menudo dejamos fuera de las matemáticas de priorización. Y es fácilmente el más crítico.



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La mayoría de nosotros comenzamos y terminamos nuestro día sin una comprensión sólida de cómo gastaremos nuestro tiempo o lo que se logró durante las últimas ocho horas. Algunos de nosotros nos tomamos el tiempo para crear una lista de elementos para trabajar durante el día. Muy pocos de nosotros nos detenemos a pensar en el valor de esos artículos.

Cuando está debidamente motivado, cualquiera de nosotros puede tomar una lista de cosas que debemos hacer y priorizarlas. Por lo general, incorporamos alguna combinación de urgencia, comodidad y culpa. Tal vez hemos aprendido a abordar primero los proyectos más grandes de nuestra lista o a alinear nuestra lista con nuestros niveles de energía. Todas estas son buenas prácticas, pero casi nunca nos detenemos para asignar un valor real a ese trabajo o considerar si la lista era correcta en primer lugar.

Este artículo es un buen ejemplo. Como un tema que seguramente sería lo más importante para las personas en el nuevo año, mi equipo originalmente me pidió que lo hiciera antes de las vacaciones. Tenía una fecha límite y traté de no ser un cuello de botella. Pero no era lo más valioso que podía estar haciendo. Todo nuestro equipo venía a Chicago para nuestra reunión anual de lanzamiento, y lo más valioso que podía hacer era prepararme para ello. Escribir este artículo habría negado toda su premisa.



Haciendo la lista correcta

Como mencioné, es relativamente fácil priorizar una lista de tareas. Por lo general, usamos por defecto el más urgente o el más atrasado. A veces nos sentimos ambiciosos y comenzamos con los proyectos más intimidantes. Otras veces, si nuestra energía es baja, comenzamos con cuatro o cinco proyectos más pequeños que podemos eliminar rápidamente para sentirnos realizados. Pero rara vez nos detenemos a preguntar si la lista en sí es correcta o si algunos elementos pertenecen a la lista.

Como requisito previo para trabajar en cosas que importan, comience capturando todo lo que desea abordar. Puede probar una aplicación de tareas como Things, Omnifocus o Wunderlist. O simplemente podría usar un bloc de notas. El medio no importa mucho, excepto si elige usar el correo electrónico, lo cual, según mi experiencia, es una mala idea. Este paso es crucial y reduce el impuesto cognitivo de preocuparse por cosas que puede haber olvidado.

Una vez que tengas todo registrado, el siguiente paso lógico es priorizar. no No puede asignar valor a las tareas o proyectos sin comprender cómo se acumulan en sus metas y objetivos generales. No es raro darse cuenta de que la mitad (o más) de los elementos de su lista no contribuyen de ninguna manera a sus objetivos generales. Eso no significa que no valga la pena hacerlo, pero ciertamente no vale la pena hacerlo en este momento.

Si no tienes metas y/u objetivos claros, no es posible priorizar o asignar valor a tu trabajo. Puede pasar un día entero, una semana o un año haciendo un trabajo de alta calidad que no importa. Definir sus metas y objetivos debe ser el primer elemento de su lista.

Determinación del valor

Una vez que tenga una lista de cosas por hacer que realmente contribuyan a sus metas y objetivos, puede comenzar a priorizar. Hay un arte en esto, y no hay una fórmula en la que podamos apoyarnos. Pero si pasa algunas horas ahora, 30 minutos a la semana y 10 minutos al día asegurándose de que el artículo más valioso esté siempre en la parte superior de su lista, puede estar seguro de que su tiempo está bien empleado.

Puede desarrollar una escala de calificación: yo hago esto y ayuda. Utilizo una combinación de urgencia e impacto comercial. Algunos de nosotros tenemos menos agencia sobre nuestro tiempo que otros y necesitaremos sopesar los plazos de manera más prominente. Pero los detalles no importan. Lo único que importa es que siempre estás trabajando en lo más valioso.

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Aquí está el truco: al negarse a trabajar en cualquier cosa que no sea lo más valioso, terminará teniendo tiempo para abordar más elementos de su lista. Las decisiones se vuelven mucho más fáciles, sabrás qué eliminar y qué delegar. Vencerás al oponente invicto del tiempo porque el trabajo más importante siempre está hecho. Encontrará y permanecerá en la zona durante períodos de tiempo más largos. Eliminará la pérdida de productividad de la multitarea y el cambio de contexto, y se ahorrará ciclos desperdiciados en cosas que no importan. Puede terminar su día a tiempo, sabiendo que hizo su trabajo más valioso.

Creando espacio para lo que importa

Lo más valioso que podría estar haciendo en este momento es jugar con mis hijos. Lo más valioso para ellos es asistir a la escuela. A veces las cosas no se alinean. Estoy trabajando en escribir esto ahora porque es lo más valioso que puedo hacer en este momento. Y cuando lleguen a casa más tarde hoy, tendré tiempo para estar presente. Eso es lo que importa.

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